Εξοικονόμηση πόρων και χρόνου με την ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων

• Σε πλήρη εφαρμογή και λειτουργία βρίσκεται εδώ και δυο εβδομάδες στο Δήμο Ιωαννιτών το Πληροφοριακό Σύστημα Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων «ΙΡΙΔΑ», το οποίο προσφέρει ένα ολοκληρωμένο πλαίσιο κατάργησης της έντυπης διακίνησης εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας, μέσα από την παροχή ολοκληρωμένων υπηρεσιών πρωτοκόλλου, ψηφιακής διακίνησης και αρχειοθέτησης, λήψης υπογραφών και διεκπεραίωσης.
Σύμφωνα με τον Δήμο, μέσω του συστήματος σε διάστημα δυο εβδομάδων διακινήθηκαν ηλεκτρονικά 3.471 έγγραφα, εξοικονομώντας πάνω από 15.000 φύλλα χαρτιού και περισσότερες από 2.000 εργατοώρες (πρωτοκόλληση, χρέωση, μετακίνηση αποστολής – παράδοσης) και χρεώθηκαν ηλεκτρονικά 2.402 εργασίες από τις οποίες ολοκληρώθηκαν 1.486, ήτοι ποσοστό 62%.
Τα αποτελέσματα του νέου συστήματος μέσα σε τόσο μικρό χρονικό διάστημα, όπως τα καταγράφει και τα παρουσιάζει ο αρμόδιος αντιδήμαρχος Γιάννης Λυκογιώργος είναι ήδη ορατά, τόσο για τις υπηρεσίες του Δήμου όσο και για τους δημότες. Πιο συγκεκριμένα επιτυγχάνεται:
- Μείωση του κόστους λειτουργίας του Δήμου.
- Κατάργηση του δαιδαλώδους συστήματος των 11 πρωτοκόλλων που είχε ο Δήμος και αντικατάσταση με ένα ενιαίο πρωτόκολλο που αποδίδεται αυτόματα σε κάθε έγγραφο με αποτέλεσμα την συντριπτική μείωση της γραφειοκρατίας.
-Εξοικονόμηση χρόνου χρέωσης και διακίνησης της αλληλογραφίας, με συνέπεια τη μείωση στις μετακινήσεις αποστολής- παράδοσης της σχετικής αλληλογραφίας και παράλληλη αύξηση της παραγωγικότητας.
- Ψηφιοποίηση και ηλεκτρονική αρχειοθέτηση όλων των εισερχόμενων και εξερχόμενων εγγράφων από φορείς και δημότες για λόγους ασφάλειας και φύλαξης με αποτέλεσμα τον εύκολο εντοπισμό ανά πάσα στιγμή.
- Χρέωση των αιτημάτων των πολιτών στις αρμόδιες διευθύνσεις εντός 24 ωρών.
- Ανάδειξη των δυσλειτουργικών διοικητικών διαδικασιών οι οποίες επί σειρά ετών ενίσχυαν την άσκοπη γραφειοκρατία με αποτέλεσμα τον εντοπισμό, τον ανασχεδιασμό και την βελτίωσή τους.

***
«Με την χρήση της ΙΡΙΔΑΣ και των υπολοίπων δράσεων οι οποίες ολοκληρώνονται εντός του ερχόμενου διμήνου, ο Δήμος Ιωαννιτών διασφαλίζει την απρόσκοπτη λειτουργία του και εξυπηρέτηση του δημότη. Τηρώντας τα πρωτόκολλα ασφαλείας, οι εργαζόμενοι στον φορέα θα μπορούν να παρέχουν υψηλού επιπέδου υπηρεσίες προς τους δημότες απομακρυσμένα και από το σπίτι τους εκμεταλλευόμενοι τις δυνατότητες τους δίνει η ΙΡΙΔΑ και όλα τα εργαλεία Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης που θα τεθούν σε λειτουργία το αμέσως επόμενο χρονικό διάστημα», ανέφερε, μεταξύ άλλων, σε δήλωσή του ο κ. Λυκογιώργος.